1 de julho de 2019

Gestão de frota: passo a passo para aumentar a produtividade

Monitoramento de frota, controle de abastecimentos, roteirização de entregas, rastreamento veicular. Tudo isso, e muito mais, faz parte de uma gestão de frota eficiente e produtiva. Tem muita coisa envolvida para fazer o processo logístico funcionar e, se faltar atenção, tudo pode ficar improdutivo e o resultado deixar a desejar.

Existem caminhos práticos (e que dão muito certo!) para tornar a gestão de frota de sua empresa menos complicada e mais assertiva. Esses passos precisam ser bem planejados e aplicados para que a administração da frota veicular da empresa não seja uma dor de cabeça – muito menos um problema gerencial.

Que sistemas usar? Como controlar os processos? De que forma inserir a equipe numa lógica de gestão de frotas? Preparamos uma estrutura com 5 passos essenciais e práticos para você revolucionar esse processo na sua empresa. Quer saber tudo? Então continue agora a leitura!

5 passos para desenvolver a gestão de frota de sua empresa

Conhecer dados humanos e administrativos, planejar etapas e processos, promover controle de custos, rastrear a frota e contar com um sistema de apoio. Trouxemos cinco passos práticos e simples que vão te dar a base necessária para desenvolver sua gestão de frota. Confira agora mesmo!

1. Conheça dados humanos e administrativos

O primeiro passo é responder perguntas cujas respostas são muito importantes por revelarem dados administrativos indispensáveis:

  • Quantos carros têm a frota de sua empresa?
  • Qual é a programação de manutenção preventiva dos veículos?
  • Qual o gasto mensal com o processo e em que relatórios podem ser analisados para um futuro controle de custos?
  • Quais são as funções de cada pessoa envolvida na gestão de frota?

Além de ter clareza acerca dos dados administrativos, conhecer as questões humanas da empresa é um passo insubstituível. Saber o que a empresa pensa da relação do motorista com o processo de frota não é uma opção para estabelecimentos comprometidos com o próprio resultado, afinal, se a própria empresa não souber, como poderá cobrar dos colaboradores? É importante conhecer a resposta para perguntas como:

  • Quais os procedimentos-chave da empresa para os motoristas (como direção defensiva e econômica)?
  • Como os motoristas devem gerir o tempo e as condições de trabalho para terem mais rentabilidade e também produtividade pessoal?
  • Que treinamentos são oferecidos para formação continuada dos motoristas?
  • Quais os pontos críticos na relação gestão de frotas x motoristas envolvidos?

Para que o passo seguinte, de planejamento, possa ser bem executado, é necessário que os profissionais responsáveis pela gestão de frotas conheçam profundamente as etapas do processo. Por isso, prepare-se com relatórios, listas e manuais que se façam necessários – tanto para questões pessoais como para administrativas.

2. Planejamento antes de tudo

Você já deve ter ouvido falar que na cultura oriental um projeto é feito com 70% do tempo gasto em planejamento e apenas 30% em execução. Por isso, muita gente diz: “Ah, mas no Japão eles erguem um edifício em duas semanas”. E a execução da obra em si realmente é muito menos, mas justamente porque um longo tempo de planejamento permitiu uma execução eficaz.

Por isso, antes de colocar os carros na rua é fundamental estruturar um planejamento completo de viagens: roteiros, destinos, conciliação de horários etc. O prejuízo é certo quando os motoristas são simplesmente colocados na estrada sem um planejamento verdadeiro de como a empresa pretende que as viagens aconteçam.

Confira 5 passos para você começar a praticar hoje mesmo e transformar para melhor a gestão de frota da sua empresa!

3. Faça um controle constante de custos

A empresa que cumpre os dois passos acima na gestão de frotas está pronta para gerenciar com eficiência os custos do processo (clique aqui e confira o material que preparamos especialmente sobre redução de custos). Com informações claras e planejamento, é possível dar atenção a custos que podem ser minimizados – e às vezes até evitados – como por exemplo:

• Depreciação de veículos e viabilidade de trocas.

• Custos de manutenção preventiva e corretiva.

• Gastos com sinistros e custos com seguro.

• Custos de abastecimento.

Este passo é parte do processo porque de nada adianta conhecer os custos – e os custos que estão elevados – se não forem tomadas ações práticas em direção a reduzi-los ou até evitá-los quando possível.

4. Monitore e rastreie os veículos

O monitoramento e rastreamento de veículos é a etapa mais conhecida do processo de gestão de frotas e há diferentes níveis para colocá-lo em prática. O processo vai desde acompanhar o trajeto do veículo e sua velocidade como também já existe suporte para controles maiores que incluem acompanhamento em tempo real, controle de imagem e captação de dados de telemetria para questões mecânicas.

O rastreamento de veículos da frota não deve ser encarado como um controle de profissionais, mas como uma segurança também para os motoristas. Uma frota rastreada garante a confiança dos profissionais envolvidos, dos veículos e da carga – além, claro, de ajudar e muito na obtenção de informação para uma gestão mais eficiente.

5. Use um sistema de controle de frota

Os processos que envolvem a gestão de frota são múltiplos e sem um sistema eficiente, moderno e principalmente adequado à sua empresa tudo fica mais difícil. Hoje já há suporte de qualidade para questões como monitoramento ao vivo, análise de quilometragem versus uso de combustível, padronização de processos de manutenção e muito mais.

Um dos principais benefícios do uso de um sistema para a gestão de frota é a unificação do processo gerencial. Em vez de várias planilhas espalhadas, um sistema pode oferecer usuários individuais e a certeza de acesso específico a cada área do processo. Assim, a gestão não fica centrada em arquivos soltos, mas acessível a qualquer pessoa que venha a fazer parte da equipe.

Veja como as soluções da AddLog podem ajudar

Todos os bons usos de um sistema de gestão de frota – e muito mais – podem ser praticados a partir das soluções oferecidas pela ADDLOG. Entre as possibilidades vale citar o controle de jornada de trabalho, relatórios de condução e o histórico de movimentação – este último fundamental por fornecer contraprovas para sinistros e outras ocorrências possíveis.

Quer saber mais? Então agora que você já tem um passo a passo para te ajudar no processo, clique aqui e veja como transformar para muito melhor sua realidade de gestão de frota com as soluções da ADDLOG.